Comment bien gérer le suivi des expirations des formations réglementaires ?
Introduction
La gestion des expirations des formations réglementaires est cruciale pour garantir la conformité légale et la sécurité des employés. Voici comment bien gérer ce suivi de manière efficace.
1. Mettre en place un système de suivi
Utilisez un logiciel de gestion de la formation comme Moodle, TalentLMS ou Docebo pour suivre les dates d'expiration des certifications et des formations réglementaires. Un système automatisé peut envoyer des rappels avant les dates d'échéance. Certalis peut vous aider à mettre en place ce suivi simplement.
2. Créer un calendrier de formation
Élaborez un calendrier de formation qui inclut les dates de renouvellement pour chaque employé. Utilisez des calendriers partagés comme Google Calendar ou Outlook pour planifier les sessions de renouvellement bien à l'avance.
3. Communiquer avec les employés
Informez régulièrement les employés des dates d'expiration de leurs certifications et des sessions de renouvellement prévues. Utilisez des outils de communication comme Microsoft Teams, Slack ou des emails pour envoyer des rappels et des notifications.
4. Tenir des dossiers à jour
Maintenez des dossiers précis et à jour sur les formations suivies et les certifications obtenues par chaque employé. Utilisez des solutions de gestion documentaire comme Dropbox ou Google Drive pour stocker et organiser les documents de formation.
5. Effectuer des audits réguliers
Réalisez des audits réguliers pour vérifier que toutes les formations réglementaires sont à jour et conformes aux exigences légales. Utilisez des checklists et des outils d'audit comme iAuditor pour identifier les lacunes et prendre des mesures correctives rapidement.
Conclusion
En mettant en place un système de suivi rigoureux et en utilisant les outils appropriés, vous pouvez éviter les pénalités et assurer un environnement de travail sûr.
